Steht eine Finanzierungsrunde oder ein Verkauf des Unternehmens an, verlangen die Investoren – im Rahmen der Due Diligence – eine strukturierte Darstellung der wesentlichen Dokumente und Informationen in einem so genannten Datenraum. Für die Gesellschaft bietet der Datenraum die Chance, sich als gut aufgestelltes und sortiertes Unternehmen darzustellen. Wenn die angefragten Dokumente schnell und vollständig verfügbar sind, wird der Datenraum zum Aushängeschild des Unternehmens. Doch die Vorbereitung eines Datenraums ist aufwändig und wird immer wieder unterschätzt. Hier erfahren Sie, wie man am besten vorgeht – mit einer Datenraum-Ordnerstruktur zum kostenlosen Download.
Früh begonnen, viel gewonnen
Selbst wenn alle Dokumente vollständig vorhanden sind, müssen sie erst herausgesucht, eingescannt, aussagekräftig benannt und im Datenraum an der richtigen Stelle abgelegt werden. Das allein dauert – und nebenbei klingelt auch mal das Telefon. Datenräume mit 500 und mehr Dateien sind auch bei kleineren Gesellschaften keine Seltenheit – der Zeitaufwand ist also massiv
Mitarbeiter fallen als Hilfe aus
Im Vorfeld einer Finanzierungsrunde oder eines Exits kann die Erstellung des Datenraums nur selten an Mitarbeiter delegiert werden, da gerade sie von der geplanten, oft noch ungewissen Transaktion vorerst nichts erfahren sollen. So bleibt die Aufgabe am Management hängen, das ohnehin schon neben dem Tagesgeschäft in die Transaktionsbegleitung eingebunden ist.
Die leidige Jagd nach Dokumenten und Verträgen
Noch mehr Zeit kostet es, wenn Dokumente fehlen oder unvollständig sind. Im Rahmen einer Due Diligence zählen nur unterschriebene Verträge inklusive aller Anlagen. Oftmals sind jedoch nur die letzten Entwürfe im System gespeichert, die kaum Aussagekraft haben. Die Fahndung nach den – von allen Parteien – unterzeichneten Originalen beginnt.
Andere Dokumente müssen vielleicht erst bei Dritten angefragt werden, wenn sie bei der Gesellschaft nicht vorhanden sind. Zum Beispiel bei vorangegangenen Übertragungen von Geschäftsanteilen müssen die Übertragungsverträge erst von den betreffenden Gesellschaftern besorgt werden, da die Gesellschaft nicht unmittelbar an der Anteilsübertragung beteiligt war. Zeitaufwendig wird es vor allem dann, wenn diese Gesellschafter bereits ausgeschieden oder gerade im Urlaub sind.
Schließlich stellt sich sehr häufig bei der Zusammenstellung des Datenraumes heraus, dass für bestimmte Sachverhalte keine vertragliche Regelung besteht oder dokumentiert ist. Das kommt leider allzu oft beim (angeblichen) geistigen Eigentum der Gesellschaft vor – dessen Prüfung bei einer Due Diligence eine herausragende Bedeutung hat. Beispielsweise verwendet die Gesellschaft eine Marke, die auf einen Gesellschafter registriert ist oder die Gesellschaft hatte freie Mitarbeiter zur Softwareentwicklung beauftragt, ohne die Rechteübertragung auf die Gesellschaft zu regeln. Die Übertragung oder Einräumung von ausreichenden Nutzungsrechten an die Gesellschaft muss dann nachgeholt werden. Schön, wenn alle Rechteinhaber kooperativ und verfügbar sind …
So geht wichtige Zeit geht für das Erstellen des Datenraums verloren. Zeit, die gerade im Vorfeld einer Finanzierungsrunde oder gar eines Exits sehr knapp und kostbar ist.
Laufende strukturierte Archivierung
Die gute Nachricht ist, dass das Management die Erstellung des Datenraumes eigenbestimmt in der Hand hat. Selbst die Strukturierung des Datenraums ist nicht an die Vorgaben des Investors gebunden. Sie muss nur systematisch, verständlich und übersichtlich sein. Daher kann und sollte mit der Erstellung des Datenraums bereits begonnen werden, bevor überhaupt Gespräche mit Investoren aufgenommen werden.
Noch effizienter ist es, alle relevanten Unterlagen der Gesellschaft laufend strukturiert digital zu archivieren – also unabhängig davon, ob ein Exit oder eine Finanzierungsrunde ansteht. Ist dann ein Datenraum zu erstellen, braucht die Ordnerstruktur nur für Dritte aufbereitet zu werden, wie durch das Herauslöschen von Entwürfen, Umwandeln von Dateien in PDFs usw.
Für die laufende Archivierung hat es sich bewährt, dass die relevanten Dokumente in einer Ordnerstruktur zusammengetragen werden, die an die typische Struktur eines Datenraums angelehnt ist. Das hat den entscheidenden Vorteil, dass sämtliche Mitarbeiter mithelfen können, die relevanten Dokumente zusammenzutragen – und zwar nicht im Vorfeld einer – geheim zu haltenden – Transaktion, sondern als Maßnahme der laufenden Dokumentenverwaltung.
Unter dem folgenden Link können Sie kostenlos einen Vorschlag für eine Ordnerstruktur herunterladen. Die leeren Ordner sind als Zip-Datei gepackt. Die Ordnerstruktur ist an die gängigen Datenraumstrukturen angelehnt. Sie ist natürlich nur ein allgemeiner Vorschlag und sollte bei Bedarf an die spezifischen Gegebenheiten des Unternehmens angepasst werden.
Kostenlose Ordnerstruktur herunterladen (ZIP-Datei)
Tipps für die effiziente Nutzung der Ordnerstruktur:
- Dokumente, die unterschrieben wurden, im Original als pdf einscannen.
- Die (finalen) Entwürfe sollten ebenfalls gespeichert werden.
- Immer aussagekräftige Dateinamen verwenden und vielleicht mit „Entwurf“ oder „signed“ ergänzen
- Wenn ein Dokument thematisch in mehrere Ordner passt, mit Verweisen verlinken.
Das konsequente Pflegen der Ordnerstruktur erfordert natürlich eine gewisse Disziplin und eine klare Kommunikation an die Mitarbeiter, die einzelne Bereiche betreuen. Auch kann es schnell passieren, dass die Ordnerstruktur zur Datenhalde wird. Doch im Vergleich zum mühevollen Zusammensuchen der Dokumente ist das Löschen nicht relevanter Dateien um ein Vielfaches einfacher.
Fazit
Finanzierungsrunden und Exits sind für das Management sehr ressourcenhungrig. Vermeiden Sie in dieser Zeit eine zusätzliche Belastung, die durch das mühselige Erstellen eines Datenraumes entsteht. Bereiten Sie die Erstellung des Datenraums frühzeitig vor. Nutzen Sie hierfür ein laufend gefüttertes Ordnersystem, was an die typischen Strukturen von Datenräumen angelehnt ist.
Gern unterstützen wir bei der Zusammenstellung eines Datenraums. Sprechen Sie uns an.
Ansprechpartner bei GWGL:
Dr. Conrad Grau (grau@gwgl-hamburg.de)