Gesellschafterbeschlüsse mögen formalistisch erscheinen und werden häufig nicht oder nicht richtig eingeholt. Doch vor dem Hintergrund potentieller Haftungsgefahren entscheidet das Vorhandensein von gültigen Gesellschafterbeschlüssen oft über Wohl und Wehe von Geschäftsführern. Hier ein Überblick darüber, was es dabei zu beachten gilt und warum.
Warum Gesellschafterbeschlüsse?
Zum einen gibt es bestimmte Konstellationen, in denen gesetzliche Bestimmungen einen Gesellschafterbeschluss verlangen. Zum anderen können der Gesellschaftsvertrag oder andere Regelwerke Kataloge von Maßnahmen und Rechtsgeschäften vorsehen, bei denen zuvor die Zustimmung der Gesellschafter per Gesellschafterbeschlüsse einzuholen ist. Zum dritten ist der Geschäftsführer gehalten, bei außergewöhnlichen Maßnahmen die Zustimmung der Gesellschafter einzuholen.
Gerade die Geschäftsführer einer GmbH oder einer UG sollten von der Möglichkeit, Gesellschafterbeschlüsse herbeizuführen, regen Gebrauch machen. Denn Gesellschafterbeschlüsse sind ein effektives Mittel, um Entscheidungen zu dokumentieren und zu legitimieren. Gesellschafterbeschlüsse schaffen Klarheit und helfen den Geschäftsführern ganz wesentlich, Haftungen zu vermeiden. (hier klicken für mehr Informationen zur Geschäftsführerhaftung)
Gesellschafterversammlung und Gesellschafterbeschluss
Ein Gesellschafterbeschluss wird auf der Gesellschafterversammlung gefasst. Die Gesellschafterversammlung ist zum einen das Hauptorgan der GmbH, durch das die Gesellschafter gegenüber der Gesellschaft vertreten werden.
Zum anderen ist mit der Gesellschafterversammlung auch das tatsächliche Zusammentreffen der Gesellschafter, also das Verfahren zur Willensbildung der Gesellschafter gemeint.
Ein Gesellschafterbeschluss ist der Ausdruck der Willensbildung der Gesellschafter bezüglich eines bestimmten Beschlussgegenstandes als Ergebnis einer Abstimmung. Mit einem Gesellschafterbeschluss geben die Gesellschafter eine verbindliche Willenserklärung in Bezug auf den Beschlussgegenstand ab. So werden zum Beispiel Weisungen oder Zustimmungen der Gesellschafter für Geschäftsführungsmaßnahmen durch
Beschluss verbindlich gegenüber der Geschäftsführung erklärt.
Gesellschafterbeschlüsse können entweder im Rahmen von Gesellschafterversammlungen oder außerhalb von Gesellschafterversammlungen gefasst werden.
Wann müssen, wann sollten Gesellschafterbeschlüsse herbeigeführt werden?
1. Außergewöhnliche Geschäftsführungsmaßnahmen
Gemäß § 49 Abs. 2 GmbHG ist der Geschäftsführer gehalten, für außergewöhnliche Maßnahmen die Zustimmung der Gesellschafterversammlung einzuholen. Was außergewöhnliche Maßnahmen sind, definiert das Gesetz nicht. Dieser Unbestimmte Rechtsbegriff ist von Fall zu Fall auszulegen. Unter außergewöhnlichen Maßnahmen versteht man solche Maßnahmen, die über den gewöhnlichen Geschäftslauf hinausgehen, sowie besonders bedeutsame oder risikoreiche Maßnahmen und Rechtsgeschäfte. Das können zum Beispiel der Abschluss eines Vertrages mit
langer Laufzeit, die Aufnahme eines Rechtsstreits oder Unternehmenskäufe sein.
Ist sich der Geschäftsführer nicht sicher, ob eine Maßnahme außergewöhnlich ist, hat er im Zweifel einen Gesellschafterbeschluss herbeizuführen, § 49 Abs. 2 GmbHG. Es liegt auch im eigenen Interesse des Geschäftsführers, sich zu vergewissern, dass die Gesellschafter hinter ihm stehen und dies mit einem entsprechenden Beschluss auch zum Ausdruck gebracht haben. Stellt sich nämlich später heraus, dass die Maßnahme der Gesellschaft Schaden zugefügt hat, kann sich der Geschäftsführer darauf berufen, dass er mit Zustimmung – also auf Weisung – der Gesellschafter gehandelt hat.
2. Gesetzlich konkret vorgesehene Fälle
Bei einigen Fällen erfordert das Gesetz ausdrücklich einen Gesellschafterbeschluss. Die wichtigsten sind:
Jahresabschluss, Offenlegung, Konzernabschluss, Gewinnfeststellung
• Feststellung des Jahresabschlusses, § 46 Nr. 1 GmbHG
• Beschluss über die Gewinnverwendung, § 46 Nr. 1 GmbHG
• Billigung eines Konzernabschlusses, § 46 Nr. 1b GmbHG
• Entscheidung über die Offenlegung des Jahresabschlusses oder dessen Aufstellung und Billigung nach den internationalen Rechnungslegungsstandards, § 46 Nr. 1a GmbHG
Strukturrelevante Maßnahmen
• Satzungsänderungen, § 53 Abs. 1 GmbHG
• Kapitalerhöhungen, Kapitalherabsetzungen, §§ 53, 55, 58 GmbHG
• Maßnahmen nach dem Umwandlungsgesetz
• Abschluss, Änderung und Beendigung von Unternehmensverträgen (z.B. Gewinnabführungs- und Beherrschungsvertrag), §§ 291, 293 AktG analog
• Teilung, Zusammenlegung und Einziehung von Geschäftsanteilen, § 46 Nr. 4 GmbHG
• Auflösung der Gesellschaft und Bestellung eines Liquidators, §§ 60 Abs. 1 Nr. 2, 66 GmbHG
Maßnahmen gegenüber Geschäftsführern und Gesellschaftern
• Bestellung, Abberufung und Entlastung der Geschäftsführung, § 46 Nr. 5 GmbHG
• Abschluss, Änderung oder Beendigung von Geschäftsführeranstellungsverträgen, § 46 Nr. 5 GmbHG analog
• Prüfung und Überwachung der Geschäftsführung, § 46 Nr. 6 GmbHG
• Bestellung von Prokuristen und Handlungsbevollmächtigten, § 46 Nr. 7 GmbHG
• Einforderung ausstehender Einlagen gegenüber Gesellschaftern, § 46 Nr. 2 GmbHG
• (gesellschaftsvertraglich zugelassener) Beschluss über die Einforderung oder Rückerstattung von Nachschüssen gegenüber Gesellschafter, §§ 26 Abs. 1, 46 Nr. 3 GmbHG
• Geltendmachung von Ersatzansprüchen und Prozessvertretung gegenüber Geschäftsführern oder einzelnen Gesellschaftern, § 46 Nr. 8 GmbHG
3. Vertraglich vorgesehene Fälle
Unabhängig von gesetzlichen Vorgaben können Geschäftsführer auch durch vertragliche Regelungen verpflichtet sein, Gesellschafterbeschlüsse herbeizuführen. Denn gemäß § 37 Abs. 1 GmbHG kann die Vertretungsbefugnis der Geschäftsführer im Innenverhältnis beschränkt werden – durch den Gesellschaftsvertrag oder durch sonstige Regelungen, die von den Gesellschafter legitimiert wurden. Diese Vertretungsbeschränkungen werden typischerweise durch Kataloge von Maßnahmen geregelt, die einer vorherigen Zustimmung der Gesellschafter
bedürfen. Derartige Zustimmungserfordernisse finden sich häufig in folgenden Regelwerken:
Gesellschaftsvertrag = das im Handelsregister veröffentlichte „Grundgesetz“ der Gesellschaft
Gesellschaftervereinbarung/Beteiligungsvertrag = eine schuldrechtliche Vereinbarung zwischen den Gesellschaftern und der Geschäftsführung
Geschäftsordnung für die Geschäftsführung = eine detaillierte Regelung der Funktions- und Arbeitsweise der Geschäftsführung, die durch Gesellschafterbeschluss gefasst und geändert werden kann.
Geschäftsführer-Anstellungsvertrag = die schuldrechtliche Vereinbarung zwischen dem Geschäftsführer und der Gesellschaft
4. Weisungen durch die Gesellschafter
Schließlich bedarf es eines Gesellschafterbeschlusses, wenn die Gesellschafter der Geschäftsführung bestimmte Weisungen erteilen wollen (§37 Abs. 1 GmbHG). Auch wenn der Geschäftsführer einer derartigen Weise inhaltlich nicht zustimmen sollte, ist er verpflichtet, auf Verlangen der Gesellschafter einen Gesellschafterbeschluss herbeizuführen, an den er dann gebunden ist.
In welcher Form werden Gesellschafterbeschlüsse gefasst?
Immer zulässig: in Gesellschafterversammlungen
Gesellschafterbeschlüsse können immer in Gesellschafterversammlungen gefasst werden, so wie es der gesetzliche Regelfall vorsieht. Der Vorteil der Gesellschafterversammlungen ist nämlich, dass hier die Gesellschafter vor der
Beschlussfassung die einzelnen Positionen diskutieren können.
In der Praxis: Beschlüsse außerhalb von Gesellschafterversammlungen
Die aufwändige und zeitintensive Vorbereitung und Durchführung von Gesellschafterversammlungen ist für die meisten, nicht allzu kontroversen Beschlüsse unzweckmäßig und zum Glück auch nicht erforderlich. Gesellschafterbeschlüsse können nämlich auch außerhalb einer Gesellschafterversammlung gefasst werden, was in der Praxis der Regelfall ist – wenn die Voraussetzungen erfüllt sind, dazu gleich mehr.
Wichtig: Zustimmung ALLER Gesellschafter erforderlich
Die Beschlussfassung außerhalb von Gesellschafterversammlungen hat den Nachteil, dass die Gesellschafter den Beschlussgegenstand nicht so gut diskutieren können wie in einer Gesellschafterversammlung. Die Möglichkeit,
sich zu einem Beschlussgegenstand zu äußern, ist Ausdruck des Minderheitenschutzes. Denn auch wenn ein Minderheitsgesellschafter bei der anschließenden Abstimmung überstimmt werden könnte, mag es sein, dass er
in einer Gesellschafterversammlung bei der Erörterung des Beschlussgegenstandes einige Gesellschafter für seine Position überzeugen könnte, sodass die für den Beschluss erforderliche Mehrheit unter Umständen nicht zustande kommen würde.
Aus diesem Grund ist es notwendig, dass sich sämtliche Gesellschafter (auch die, die vom Stimmrecht ausgeschlossenen sind) mit der Art der Beschlussfassung außerhalb einer Gesellschafterversammlung einverstanden
erklären. Widerspricht auch nur ein Gesellschafter der Beschlussfassung im schriftlichen Verfahren, müsste eine außerordentliche Gesellschafterversammlung förmlich einberufen werden, in der dann über den Beschlussgegenstand abgestimmt wird.
Das bedeutet, dass ein Gesellschafter, der den Gesellschafterbeschluss inhaltlich ablehnt, gleichwohl der Art der Beschlussfassung außerhalb einer Gesellschafterversammlung zustimmen muss.
Im Gesellschaftsvertrag genau prüfen, was gilt!
Für eine Beschlussfassung außerhalb einer Gesellschafterversammlung sind die Bestimmungen des Gesellschaftsvertrages genau zu beachten, da hierin die einzelnen Voraussetzungen des Abstimmungsverfahrens von Gesellschaft zu Gesellschaft unterschiedlich geregelt sein können.
Das gilt besonders für Fragen wie:
• Wer darf eine Abstimmung im schriftlichen Verfahren initiieren?
• Ist die Beschlussfassung im schriftlichen Verfahren ausgeschlossen?
• Welche (Mindest-)Frist ist für die Stimmabgabe zu setzen?
• Muss die Stimmabgabe in Schriftform (mit Originalunterschrift, § 126 BGB) an die Gesellschaft übersendet werden oder genügt eine Stimmabgabe in Textform (E-Mail, Fax, § 126b BGB)?
• Was gilt, wenn sich ein Gesellschafter innerhalb der gesetzten Frist weder zu der Abstimmung im schriftlichen Verfahren noch inhaltlich zum Beschlussgegenstand äußert (zum Beispiel fingierte Zustimmung zur Art der Beschlussfassung bei fingierter inhaltlicher Nein-Stimme)?
Sagt der Gesellschaftsvertrag nichts über die Beschlussfassung außerhalb einer Gesellschafterversammlung aus, gilt die gesetzliche Regelung des § 48 Abs. 2 GmbHG, der die Beschlussfassung im schriftlichen Verfahren zulässt.
Beschlussfassung im schriftlichen Verfahren
Schriftliches Verfahren bedeutet, dass jeder Gesellschafter seine Stimme individuell in Schriftform oder in Textform abgibt und die Stimmen bei der Gesellschaft gesammelt werden. Ist eine Beschlussfassung außerhalb einer Gesellschafterversammlung zulässig, muss sodann geklärt werden, ob die Stimmabgabe in Schriftform erteilt werden muss, oder ob Textform – E-Mail oder Fax – ausreicht.
Dies richtet sich in erster Linie wieder nach den Regelungen im Gesellschaftsvertrag, der von Gesellschaft zu Gesellschaft unterschiedlich sein kann.
Schriftform
Schriftform im Sinne des § 126 BGB bedeutet, dass die Stimmabgabe eigenhändig unterschrieben werden und im Original an die Gesellschaft per Post gesendet oder persönlich dem Geschäftsführer übergeben werden muss.
ES REICHT LEIDER NICHT, dass die Stimmabgabe unterschrieben, dann eingescannt und dann per E-Mail oder Fax an die Gesellschaft versendet wird; denn hier fehlt es an dem Zugang der Erklärung mit der Originalunterschrift
beim Erklärungsempfänger (Gesellschaft).
Textform (E-Mail oder Fax)
Wenn die Stimmabgabe lediglich in Textform abzugeben ist, genügt es, wenn die Stimmabgabe auf einem dauerhaften Datenträger abgegeben wird. Hier ist anerkannt, dass eine Sendung per E-Mail oder Fax genügt. Für die Textform ist nicht erforderlich, dass die Erklärung eine Unterschrift trägt. Daher würde es für eine Beschlussfassung per Textform ausreichen, wenn die Stimmabgabe im E-Mail Text enthalten ist. Das Senden einer eingescannten
unterschriebenen Stimmabgabe ist nicht erforderlich, schadet aber natürlich auch nicht.
Muster für eine Regelung im Gesellschaftsvertrag für eine Beschlussfassung per E-Mail
Sollten Sie sich nicht sicher sein, ob Ihr Gesellschaftsvertrag eine Beschlussfassung per E-Mail zulässt, wäre eine klarstellende Anpassung des Gesellschaftsvertrages bei der nächsten Gelegenheit erwägenswert. So
könnte derartige Satzungsbestimmung lauten:
„Gesellschafterbeschlüsse werden in einer Gesellschafterversammlung oder – falls kein Gesellschafter diesem Verfahren widerspricht – im schriftlichen Verfahren (schriftlich, per Telefax oder per E-Mail oder auf sonstige Weise
in Textform) oder einer Kombination der vorstehenden Verfahren, gefasst. Bei Abstimmungen im schriftlichen Verfahren ist eine Frist für die Stimmabgabe von mindestens einer Woche beginnend mit dem Ablauf des Tages der Absendung zu setzen. Ein Widerspruch gegen die Stimmabgabe außerhalb einer Gesellschafterversammlung hat innerhalb der gesetzten Frist zu erfolgen. Maßgebend ist der Eingang der Stimmabgabe bzw. des Widerspruchs gegen das Verfahren bei der Gesellschaft.
Gibt jedoch ein Gesellschafter innerhalb der gesetzten Frist seine Stimme nicht ab, gilt dies als Ablehnung des Beschlussgegenstandes; die Wirksamkeit der Beschlussfassung außerhalb einer Gesellschafterversammlung bleibt insofern unberührt.“
Was gilt bei einer GmbH & Co. KG?
Für die Beschlussfassung bei einer GmbH & Co. KG oder einer anderen Personengesellschaft – GbR, oHG, KG – gelten die oben skizzierten Grundsätze entsprechend. Auch hier empfiehlt es sich für die Geschäftsführung, möglichst umfangreich von der Beschlussfassung für einzelne Maßnahmen Gebrauch zu machen, um Haftungsrisiken einzudämmen. Wann und in welcher Form ein Gesellschafterbeschluss gefasst werden kann, richtet sich auch hier in erster Linie nach dem Gesellschaftsvertrag.
Bei einer GmbH & Co. KG ist besonders zu beachten, dass es sich um zwei Gesellschaften handelt – die Kommanditgesellschaft und die Komplementär-GmbH. Bei der Beschlussfassung ist daher genau darauf zu achten, dass die Gesellschafterbeschlüsse für die richtige Gesellschaft und von den richtigen Gesellschaftern gefasst werden.
Fazit
Gesellschafterbeschlüsse sind wichtig und sollten von der Geschäftsführung insbesondere zur Haftungsvermeidung großzügig genutzt werden.
Die Art und Weise, wie Gesellschafterbeschlüsse zu fassen sind, hängt stark von den Regelungen des Gesellschaftsvertrages ab, die es zu beachten gilt.
Ansprechpartner bei GWGL:
Dr. Conrad Grau (grau@gwgl-hamburg.de)