{"id":3182,"date":"2016-10-01T15:58:03","date_gmt":"2016-10-01T13:58:03","guid":{"rendered":"https:\/\/www.gwgl-hamburg.de\/?p=340"},"modified":"2016-10-01T15:58:03","modified_gmt":"2016-10-01T13:58:03","slug":"datenraum-anlegen-unerlaesslich-fuer-die-due-diligence","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/gwgl-hamburg.de\/en\/datenraum-anlegen-unerlaesslich-fuer-die-due-diligence\/","title":{"rendered":"Datenraum anlegen \u2013 unerl\u00e4sslich f\u00fcr die Due Diligence"},"content":{"rendered":"

Steht eine Finanzierungsrunde<\/strong> oder ein Verkauf des Unternehmens<\/strong> an, verlangen die Investoren \u2013 im Rahmen der Due Diligence<\/strong> \u2013 eine strukturierte Darstellung<\/strong> der wesentlichen Dokumente und Informationen<\/strong> in einem so genannten Datenraum. F\u00fcr die Gesellschaft bietet der Datenraum die Chance, sich als gut aufgestelltes und sortiertes Unternehmen darzustellen. Wenn die angefragten Dokumente schnell und vollst\u00e4ndig verf\u00fcgbar sind, wird der Datenraum zum Aush\u00e4ngeschild des Unternehmens. Doch die Vorbereitung eines Datenraums ist aufw\u00e4ndig und wird immer wieder untersch\u00e4tzt. Hier erfahren Sie, wie man am besten vorgeht \u2013 mit einer Datenraum-Ordnerstruktur<\/strong> zum kostenlosen Download.<\/p>\n

Fr\u00fch begonnen, viel gewonnen<\/h2>\n

Selbst wenn alle Dokumente vollst\u00e4ndig vorhanden sind, m\u00fcssen sie erst herausgesucht, eingescannt, aussagekr\u00e4ftig benannt und im Datenraum an der richtigen Stelle abgelegt werden. Das allein dauert \u2013 und nebenbei klingelt auch mal das Telefon. Datenr\u00e4ume mit 500 und mehr Dateien sind auch bei kleineren Gesellschaften keine Seltenheit \u2013 der Zeitaufwand ist also massiv<\/p>\n

Mitarbeiter fallen als Hilfe aus<\/h2>\n

Im Vorfeld einer Finanzierungsrunde oder eines Exits kann die Erstellung des Datenraums nur selten an Mitarbeiter delegiert werden, da gerade sie von der geplanten, oft noch ungewissen Transaktion vorerst nichts erfahren sollen. So bleibt die Aufgabe am Management h\u00e4ngen, das ohnehin schon neben dem Tagesgesch\u00e4ft in die Transaktionsbegleitung eingebunden ist.<\/p>\n

Die leidige Jagd nach Dokumenten und Vertr\u00e4gen<\/h2>\n

Noch mehr Zeit kostet es, wenn Dokumente fehlen oder unvollst\u00e4ndig sind. Im Rahmen einer Due Diligence z\u00e4hlen nur unterschriebene Vertr\u00e4ge inklusive aller Anlagen. Oftmals sind jedoch nur die letzten Entw\u00fcrfe im System gespeichert, die kaum Aussagekraft haben. Die Fahndung nach den \u2013 von allen Parteien \u2013 unterzeichneten Originalen beginnt.<\/p>\n

Andere Dokumente m\u00fcssen vielleicht erst bei Dritten angefragt werden, wenn sie bei der Gesellschaft nicht vorhanden sind. Zum Beispiel bei vorangegangenen \u00dcbertragungen von Gesch\u00e4ftsanteilen m\u00fcssen die \u00dcbertragungsvertr\u00e4ge erst von den betreffenden Gesellschaftern besorgt werden, da die Gesellschaft nicht unmittelbar an der Anteils\u00fcbertragung beteiligt war. Zeitaufwendig wird es vor allem dann, wenn diese Gesellschafter bereits ausgeschieden oder gerade im Urlaub sind.<\/p>\n

Schlie\u00dflich stellt sich sehr h\u00e4ufig bei der Zusammenstellung des Datenraumes heraus, dass f\u00fcr bestimmte Sachverhalte keine vertragliche Regelung besteht oder dokumentiert ist. Das kommt leider allzu oft beim (angeblichen) geistigen Eigentum der Gesellschaft vor \u2013 dessen Pr\u00fcfung bei einer Due Diligence eine\u00a0herausragende Bedeutung hat. Beispielsweise verwendet die Gesellschaft eine Marke, die auf einen Gesellschafter registriert ist oder die Gesellschaft hatte freie Mitarbeiter zur Softwareentwicklung beauftragt, ohne die Rechte\u00fcbertragung auf die Gesellschaft zu regeln. Die \u00dcbertragung oder Einr\u00e4umung von ausreichenden Nutzungsrechten an die Gesellschaft muss dann nachgeholt werden. Sch\u00f6n, wenn alle Rechteinhaber kooperativ und verf\u00fcgbar sind \u2026<\/p>\n

So geht wichtige Zeit geht f\u00fcr das Erstellen des Datenraums verloren. Zeit, die gerade im Vorfeld einer Finanzierungsrunde oder gar eines Exits sehr knapp und kostbar ist.<\/p>\n

Laufende strukturierte Archivierung<\/h2>\n

Die gute Nachricht ist, dass das Management die Erstellung des Datenraumes eigenbestimmt in der Hand hat. Selbst die Strukturierung des Datenraums ist nicht an die Vorgaben des Investors gebunden. Sie muss nur systematisch, verst\u00e4ndlich und \u00fcbersichtlich sein. Daher kann und sollte mit der Erstellung des Datenraums bereits begonnen werden, bevor \u00fcberhaupt Gespr\u00e4che mit Investoren aufgenommen werden.<\/p>\n

Noch effizienter ist es, alle relevanten Unterlagen der Gesellschaft laufend strukturiert digital zu archivieren \u2013 also unabh\u00e4ngig davon, ob ein Exit oder eine Finanzierungsrunde ansteht. Ist dann ein Datenraum zu erstellen, braucht die Ordnerstruktur nur f\u00fcr Dritte aufbereitet zu werden, wie durch das Herausl\u00f6schen von Entw\u00fcrfen, Umwandeln von Dateien in PDFs usw.<\/p>\n

F\u00fcr die laufende Archivierung hat es sich bew\u00e4hrt, dass die relevanten Dokumente in einer Ordnerstruktur zusammengetragen werden, die an die typische Struktur eines Datenraums angelehnt ist. Das hat den entscheidenden Vorteil, dass s\u00e4mtliche Mitarbeiter mithelfen k\u00f6nnen, die relevanten Dokumente zusammenzutragen \u2013 und zwar nicht im Vorfeld einer \u2013 geheim zu haltenden \u2013 Transaktion, sondern als Ma\u00dfnahme der laufenden Dokumentenverwaltung.<\/p>\n

Unter dem folgenden Link k\u00f6nnen Sie kostenlos einen Vorschlag f\u00fcr eine Ordnerstruktur herunterladen. Die leeren Ordner sind als Zip-Datei gepackt. Die Ordnerstruktur ist an die g\u00e4ngigen Datenraumstrukturen angelehnt. Sie ist nat\u00fcrlich nur ein allgemeiner Vorschlag und sollte bei Bedarf an die spezifischen Gegebenheiten des Unternehmens angepasst werden.<\/p>\n

Kostenlose Ordnerstruktur herunterladen (ZIP-Datei)<\/a><\/p>\n

Tipps f\u00fcr die effiziente Nutzung der Ordnerstruktur:<\/h2>\n